Введение
Так сложилось, что сейчас компании вынуждены приспосабливаться к новым реалиям и переводить часть сотрудников или всю команду на удаленную работу.
Более комфортным этот процесс получается выстроить у IT-компаний, сотрудники которых 80% времени проводят за компьютером, но даже у этих компаний не всегда хватает знаний или квалификации, чтобы безболезненно перейти на удаленку и внедрить сервис тайм-трекинга, а сотрудники начинают чувствовать себя некомфортно, ведь никто не любит, когда нарушают личное пространство.
Кому нужен тайм-трекинг?
Даже небольшие команды сейчас используют мощные связки из разных сервисов. Продажи в CRM, проекты в Asana или Trello, разработка в Jira, коммуникация в Slack и т. д.
К сожалению, не у всех отделов ключевым KPI является количество закрытых тасков или тикетов. Есть еще проектные команды, отделы продаж и, например, маркетинг. Поэтому менеджмент вынужден искать способы по контролю сотрудников и внедрять сервисы тайм-трекинга.
Выбираем сервис
Главным критериеми выбора обычно являются:
- возможность интеграции с существующими таск-менеджерами
- возможность записи скриншотов
- поддерживаемые устройства для использования.
Большинство тайм-трекеров можно связать с популярным софтом. В нашей компании мы пользуемся Hubstaff, чтобы трекать время на существующие задачи и проекты в Asana.
Чтобы понять с каким сервисом можно связать ваш софт, лучше всего поискать страницу с интеграциями на официальном сайте вашего таск-менеджера. У Asana этот раздел выглядит так.
Мы проводили большой сравнительный анализ тайм-трекеров и выделили лучшие сервисы, которые мы сами теперь внедряем компаниям. Кратко расскажем о лучших, чтобы не тратить ваше время на изучение.
HubStaff
Один из самых мощных трекеров с приятным интерфейсом и множеством функций. Сервис может делать скриншоты экрана, поддерживает выставление инвойсов и даже отслеживает геопозицию (если настроить).
Существуют приложения и расширения для всех платформ: iOS, Android, Windows, Mac, Linux, Chrome. Достаточно легко интегрируется с Asana/Trello и имеет понятную выгрузку тасков и тикетов.
Из минусов можно отметить разве что отсутствие русского языка.
Стоимость: от 0 до 20 $ за пользователя в месяц. Есть бесплатный триал.
Список всех интеграций Hubstaff с другими сервисами можно посмотреть здесь.
Time Doctor
Популярный сервис с множеством функций и гибкой настройкой. Time Doctor поддерживает работу со скриншотами.
Есть приложения и расширения для всех платформ: iOS, Android, Windows, Mac, Linux, Chrome. Также существует возможность кастомной доработки.
Из минусов можно отметить более сложную интеграцию с популярными таск-менеджерами.
Стоимость: 10 $ за пользователя в месяц. Есть бесплатный триал.
Список всех интеграций Time Doctor с другими сервисами можно посмотреть здесь.
Harvest Time
Самый простой, но достаточно эффективный тайм-трекер, который подойдет большинству команд. Не поддерживает скриншоты экрана, а поэтому более дружелюбно приветствуется сотрудниками. Есть приложения для: iOS, Android, Windows, Mac.
Из минусов можно отметить отсутствие русского языка.
Стоимость: 10 $ за пользователя в месяц. Есть бесплатный триал и бесплатная версия для одного пользователя.
Список всех интеграций Harvest с другими сервисами можно посмотреть здесь.
На первый взгляд кажется, что все сервисы тайм-трекинга просты во внедрении, однако это не совсем так, поэтому зачастую компаниям требуется помощь специалистов.
Как подготовить сотрудников и запустить сервис?
Процесс внедрения осложняется еще и тем, что использование подобных сервисов поначалу — стресс для сотрудников, особенно если вы внедряете трекер с возможностью записи скриншотов.
Мы не раз сталкивались с саботажем сотрудников при внедрении подобных сервисов нашим клиентам и выработали простую стратегию:
Шаг 1
Для начала необходимо определиться с тем, какие отделы будут работать с нововведением. Если тайм-трекинг внедряется для всех сотрудников компании, то так даже лучше.
Отделу маркетинга, будет не так обидно, если, допустим, продажи тоже будут работать с трекером.
Шаг 2
Далее руководителю, нужно определиться с тем, как организовать контроль за подчиненными.
Это может быть запись скриншотов экрана, контроль бездействия за компьютером или, например, отслеживание геопозиции.
Шаг 3
Стоит уделить времся составлению регламентов для сотрудников и обсудить внедрение сервиса тайм-трекинга с руководителями отделов.
Регламенты понадобятся, чтобы дать сотрудникам общую картину, отсечь вопросы и правильно донести зачем это нужно вашей компании, а планерка с менеджментом поможет собрать первичную обратную связь.
На этом этапе также важно обеспечить сотрудников ноутбуками или отдать в использование персональные компьютеры на время удаленной работы.
Шаг 4
Далее можно переходить к настройке и тестирование сервиса. Особенно важно на старте правильно внедрить тайм-трекер, чтобы сотрудники могли максимально комфортно адаптироваться под новые реалии.
Шаг 5
Запуск системы и опытная эксплуатация. Перед запуском лучше провести общее совещание с сотрудниками, рассказать подробно о нововведениях, ответить на вопросы, разослать регламенты и запустить период опытной эксплуатации, чтобы собрать обратную связь.
Выводы
На практике успешность внедрения тайм-трекера зависит в большей степени от правильного выбора сервиса, хорошей подготовки и обучения менеджмента и рядовых сотрудников, а уже в меньшей степени от технической настройки.
Для кого-то внедрение подобного сервиса сможет стать большим открытием для личной продуктивности, а руководству будет легче понимать реальную оценочную стоимость каждой задачи или целого проекта.
Задавайте свои вопросы в комментариях, с радостью ответим на каждый из них или оставляйте заявку на консультацию с нашим специалистом.
