Блог profit/soft

Тайм-трекинг — главный тренд удаленки. Как бизнесу правильно внедрить ​сервис?

Управление проектами

Введение


Так сложилось, что сейчас компании вынуждены приспосабливаться к новым реалиям и переводить часть сотрудников или всю команду на удаленную работу.


Более комфортным этот процесс получается выстроить у IT-компаний, сотрудники которых 80% времени проводят за компьютером, но даже у этих компаний не всегда хватает знаний или квалификации, чтобы безболезненно перейти на удаленку и внедрить сервис тайм-трекинга, а сотрудники начинают чувствовать себя некомфортно, ведь никто не любит, когда нарушают личное пространство.


Кому нужен тайм-трекинг?


Даже небольшие команды сейчас используют мощные связки из разных сервисов. Продажи в CRM, проекты в Asana или Trello, разработка в Jira, коммуникация в Slack и т. д.


К сожалению, не у всех отделов ключевым KPI является количество закрытых тасков или тикетов. Есть еще проектные команды, отделы продаж и, например, маркетинг. Поэтому менеджмент вынужден искать способы по контролю сотрудников и внедрять сервисы тайм-трекинга.


Выбираем сервис


Главным критериеми выбора обычно являются:

  • возможность интеграции с существующими таск-менеджерами
  • возможность записи скриншотов
  • поддерживаемые устройства для использования.

Большинство тайм-трекеров можно связать с популярным софтом. В нашей компании мы пользуемся Hubstaff, чтобы трекать время на существующие задачи и проекты в Asana.

Чтобы понять с каким сервисом можно связать ваш софт, лучше всего поискать страницу с интеграциями на официальном сайте вашего таск-менеджера. У Asana этот раздел выглядит так.


Мы проводили большой сравнительный анализ тайм-трекеров и выделили лучшие сервисы, которые мы сами теперь внедряем компаниям. Кратко расскажем о лучших, чтобы не тратить ваше время на изучение.


HubStaff


Один из самых мощных трекеров с приятным интерфейсом и множеством функций. Сервис может делать скриншоты экрана, поддерживает выставление инвойсов и даже отслеживает геопозицию (если настроить).


Существуют приложения и расширения для всех платформ: iOS, Android, Windows, Mac, Linux, Chrome. Достаточно легко интегрируется с Asana/Trello и имеет понятную выгрузку тасков и тикетов.


Из минусов можно отметить разве что отсутствие русского языка.


Стоимость: от 0 до 20 $ за пользователя в месяц. Есть бесплатный триал.


Список всех интеграций Hubstaff с другими сервисами можно посмотреть здесь.


Time Doctor


Популярный сервис с множеством функций и гибкой настройкой. Time Doctor поддерживает работу со скриншотами.


Есть приложения и расширения для всех платформ: iOS, Android, Windows, Mac, Linux, Chrome. Также существует возможность кастомной доработки.


Из минусов можно отметить более сложную интеграцию с популярными таск-менеджерами.


Стоимость: 10 $ за пользователя в месяц. Есть бесплатный триал.


Список всех интеграций Time Doctor с другими сервисами можно посмотреть здесь.


Harvest Time


Самый простой, но достаточно эффективный тайм-трекер, который подойдет большинству команд. Не поддерживает скриншоты экрана, а поэтому более дружелюбно приветствуется сотрудниками. Есть приложения для: iOS, Android, Windows, Mac.


Из минусов можно отметить отсутствие русского языка.


Стоимость: 10 $ за пользователя в месяц. Есть бесплатный триал и бесплатная версия для одного пользователя.


Список всех интеграций Harvest с другими сервисами можно посмотреть здесь.


На первый взгляд кажется, что все сервисы тайм-трекинга просты во внедрении, однако это не совсем так, поэтому зачастую компаниям требуется помощь специалистов.


Как подготовить сотрудников и запустить сервис?


Процесс внедрения осложняется еще и тем, что использование подобных сервисов поначалу — стресс для сотрудников, особенно если вы внедряете трекер с возможностью записи скриншотов.


Мы не раз сталкивались с саботажем сотрудников при внедрении подобных сервисов нашим клиентам и выработали простую стратегию:

Шаг 1

Для начала необходимо определиться с тем, какие отделы будут работать с нововведением. Если тайм-трекинг внедряется для всех сотрудников компании, то так даже лучше.


Отделу маркетинга, будет не так обидно, если, допустим, продажи тоже будут работать с трекером.


Шаг 2

Далее руководителю, нужно определиться с тем, как организовать контроль за подчиненными.


Это может быть запись скриншотов экрана, контроль бездействия за компьютером или, например, отслеживание геопозиции.


Шаг 3

Стоит уделить времся составлению регламентов для сотрудников и обсудить внедрение сервиса тайм-трекинга с руководителями отделов.


Регламенты понадобятся, чтобы дать сотрудникам общую картину, отсечь вопросы и правильно донести зачем это нужно вашей компании, а планерка с менеджментом поможет собрать первичную обратную связь.


На этом этапе также важно обеспечить сотрудников ноутбуками или отдать в использование персональные компьютеры на время удаленной работы.


Шаг 4

Далее можно переходить к настройке и тестирование сервиса. Особенно важно на старте правильно внедрить тайм-трекер, чтобы сотрудники могли максимально комфортно адаптироваться под новые реалии.


Шаг 5

Запуск системы и опытная эксплуатация. Перед запуском лучше провести общее совещание с сотрудниками, рассказать подробно о нововведениях, ответить на вопросы, разослать регламенты и запустить период опытной эксплуатации, чтобы собрать обратную связь.


Выводы


На практике успешность внедрения тайм-трекера зависит в большей степени от правильного выбора сервиса, хорошей подготовки и обучения менеджмента и рядовых сотрудников, а уже в меньшей степени от технической настройки.


Для кого-то внедрение подобного сервиса сможет стать большим открытием для личной продуктивности, а руководству будет легче понимать реальную оценочную стоимость каждой задачи или целого проекта.


Задавайте свои вопросы в комментариях, с радостью ответим на каждый из них или оставляйте заявку на консультацию с нашим специалистом.